Wyszukiwarka:

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY GNIEZNO - Rozdział IX

spis treścipowrótdalej

Rozdział IX
OBIEG I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

§ 32.1. Postępowanie kancelaryjne w Urzędzie określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej

jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67).
2. W Urzędzie stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt organów gmin i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki ustalony

przez Prezesa Rady Ministrów.
3. Rozszerzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt w sytuacji szczególnych potrzeb Urzędu następuje po uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego.
4. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym.
5. Nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw sprawuje pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku ds. obsługi Rady Gminy i jej komisji będący jednocześnie archiwistą zakładowym
6. Organizacje i zakres działania archiwum zakładowego określa odrębna instrukcja.
7. Zasady postępowania z dokumentami niejawnymi regulują odrębne przepisy.

§ 33. Korespondencja  wpływająca do Urzędu jest niezwłocznie rejestrowana w Sekretariacie.
Oznacza to:
1. nadawanie korespondencji pieczęci i daty wpływu na piśmie lub kopercie (w przypadku koperty nie podlegającej otwarciu),
2. wpisanie do rejestru pod kolejnym numerem i naniesienie tego numeru na pieczęci wpływu korespondencji,
3. wpisanie do rejestru oznaczeń literowych (symboli) adresata w  Urzędzie niezwłocznie jeżeli  w korespondencji podany jest ten symbol i korespondencja dotyczy sprawy przez niego prowadzonych,
4. Sekretariat jest odpowiedzialny za odbiór korespondencji od Kierownika Urzędu.
5.Korespondencja do Rady Gminy przyjmowana jest do rejestru w  sekretariacie i niezwłocznie kierowana do pracownika obsługującego Radę i jej komisje.
6. Korespondencja zawierająca jedynie imię i nazwisko adresata bez opatrzenia jej pieczęcią nadawcy winna być traktowana jako prywatna i  nie podlega rejestracji. Jeżeli okaże się, że korespondencja ta nie miała charakteru prywatnego, adresat niezwłocznie przedkłada ją do  zarejestrowania i opatrzenia właściwą pieczęcią i numerem rejestru.

§ 34. Korespondencja wysyłana
1. Korespondencja związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym lub sądowym wysyłana jest listem poleconym.
2. Stanowiska wydzielone wysyłające korespondencję zwykłą za pośrednictwem sekretariatu, prowadzą własny rejestr.
3. Każde pismo powinno być redagowane w taki sposób aby bez trudu można było zrozumieć jego treść.
4. W lewym dolnym rogu pisma umieszcza się:  nazwisko i imię pracownika, numer biura,  w lewym górnym rogu pisma znak sprawy, który zawiera następujące elementy:  symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw; cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła; inicjały nazwiska i imienia prowadzącego sprawę

§  35.  Akta spraw
1. Każda sprawa otwierająca postępowanie administracyjne wymaga założenia teczki     "akta     sprawy".
2. Jeżeli z okoliczności wynika, że sprawa wymaga wyłącznie odpowiedzi bez szukania i kompletowania dokumentacji, pismo wraz z  odpowiedzią wpina się do teczki z korespondencją. Teczka korespondencji zawiera zarazem pismo i odpowiedź, ewentualne adnotacje "bez odpowiedzi".
3. Poza wymienionymi w pkt. 2 każdy pracownik przechowuje akta sprawy w następujących teczkach
a) sprawy do załatwienia
b) sprawy ostatecznie załatwione
4. W teczce "sprawy do załatwienia" nie przechowuje się korespondencji ostatecznie załatwionej.
5. Pracownik prowadzi terminarz, przegląda go codziennie na początku pracy.
6. Terminarz może stanowić kalendarz.
7. Terminarzem może być odpowiedni program komputerowy.

.

 ROZDZIAŁY

1 2
3
4
5
6
7 8 9 10 11 12 13 14 zal